Fast jedes Maklerbüro, mit dem ich arbeite, hat dasselbe Bild: ein gutes CRM (meist Propstack oder onOffice), eine ordentliche Website, dazu Google Ads oder Portale. Nur reden die drei nicht miteinander. Das Ergebnis ist kein Technikproblem, sondern ein Geldproblem: Anfragen gehen verloren, und das Marketingbudget lässt sich nicht verteidigen, weil niemand belegen kann, was es gebracht hat. Wie die Integration im Detail aussieht, steht auf der Seite zur Propstack- und onOffice-Integration. Hier geht es um das Warum und um die Reihenfolge.
Das eigentliche Problem: drei Inseln
Die Website sammelt Anfragen in einem Postfach. Das CRM verwaltet Kontakte und Objekte. Die Werbekonten messen Klicks. Zwischen diesen Inseln stehen Menschen, die abtippen, weiterleiten und nachtragen. Drei Dinge passieren dabei zuverlässig:
- Anfragen versickern. Eine Einwertungsanfrage vom Samstagabend liegt bis Montag im Postfach, und wer sie bearbeitet, weiß nicht, über welche Anzeige sie kam.
- Marketing bleibt unbeweisbar. Der Bericht zeigt Klicks und Reichweite. Die Frage der Geschäftsführung lautet aber: Was kostet ein Verkäufer-Termin? Die Antwort liegt im CRM, und dort steht keine Quelle.
- Doppelte Pflege. Objekte werden im CRM angelegt und auf der Website noch einmal, verkaufte Objekte verschwinden und hinterlassen Fehlerseiten.
Vier Verbindungen, die das ändern
1. Objekte laufen automatisch auf die Website
Neue und geänderte Objekte kommen aus dem CRM als vollwertige Objektseiten auf die eigene Domain: eigene Adresse, strukturierte Daten, saubere Bilder. Verkaufte Objekte werden zu Referenzen statt zu Fehlerseiten. Das ist der Teil, den die meisten schon halb haben, und der Teil, der für Google und für KI-Systeme am meisten zählt, weil jede Objektseite ein Beleg für Gebiet und Objektart ist.
2. Formulare schreiben ins CRM, mit Quelle
Einwertung, Objektanfrage, Suchauftrag, Kontakt: Jede Anfrage wird als Kontakt im CRM angelegt, mit Quelle, Kampagne, Objektbezug und einem Status, den das Team weiterpflegt. Kein Abtippen, keine verlorenen Anfragen. Der Vertrieb arbeitet mit einer Liste statt mit einem Posteingang.
3. Tracking von Klick bis Kontakt
Google Analytics, Tag Manager und die Conversion-Messung für Google und Meta hängen an der Einwilligung und messen jedes Formular als eigenes Ereignis. Zusammen mit der Quelle im CRM entsteht der eine Bericht, der zählt: Welcher Kanal bringt qualifizierte Verkäufer-Anfragen, und was kostet eine davon?
4. GwG und Legitimation digital
Die Identifikation nach dem Geldwäschegesetz läuft als digitaler Prozess statt als Ausweiskopie per E-Mail. Der Kunde identifiziert sich online, die Prüfung wird strukturiert dokumentiert, das Ergebnis liegt am Kontakt im CRM. Das spart Zeit und ist im Ernstfall nachweisbar.
Wie das in der Praxis aussieht
Beim Markteintritt von Hamburg Sotheby's International Realty habe ich Website, SEO, GEO und die Propstack-Anbindung in einem Zug aufgebaut: von der Konzeption bis zum Go-live in sechs Wochen. Entscheidend war nicht die Technik, sondern die Reihenfolge. Erst die Felder und Status im CRM festlegen, dann die Formulare bauen, dann das Tracking. Wer andersherum anfängt, baut Formulare, deren Daten im CRM keinen Platz haben.
Drei Fehler, die ich immer wieder sehe
- Die Quelle fehlt. Das Formular schreibt zwar ins CRM, übergibt aber weder Kampagne noch Kanal. Damit ist die Integration für das Marketing wertlos.
- Das iFrame des CRM-Anbieters als Objektliste. Schnell eingebaut, aber Google und KI-Systeme sehen keine Objekte, weil der Inhalt nicht zur eigenen Seite gehört.
- Tracking ohne Einwilligung gedacht. Wer das Consent-Tool nachträglich davorsetzt, verliert die Hälfte der Messung. Beides gehört von Anfang an zusammen.
Selbsttest in fünf Minuten
- Nimm die letzte Einwertungsanfrage: Steht im CRM, über welchen Kanal sie kam?
- Such ein verkauftes Objekt auf deiner Website: Referenzseite oder Fehlerseite?
- Kannst du sagen, was dich eine qualifizierte Verkäufer-Anfrage im letzten Quartal gekostet hat?
- Wie viele Schritte braucht es von der Anfrage bis zum Kontakt im CRM, und wie viele davon macht ein Mensch?
- Liegt die GwG-Dokumentation am Kontakt oder in einem Ordner?
Der ehrliche Schluss
Ein Systemwechsel ist fast nie nötig. Propstack und onOffice können das alles, sie müssen nur mit der Website und den Werbekonten verbunden werden. Der Aufwand liegt in Tagen, nicht in Monaten. Und der Nutzen ist keine Spielerei: Wer weiß, was ein Mandat in der Akquise kostet, trifft andere Budgetentscheidungen als jemand, der Klicks zählt. Wie das mit der Sichtbarkeit in KI-Systemen zusammenhängt, steht in Regionale Sichtbarkeit für Makler.